Tööle kandideerijate registri andmekaitsetingimused

1.   Vastutav töötleja

Adven Eesti AS (registrikood 10066299)

Kassi tn 13

12618 Tallinn, Eesti

(edaspidi ”meie” või ”Adven”)

2.   Käesoleva registri kontaktisik 

Janne Allandi

Kassi tn 13, Tallinn 12618, Eesti

+372 667 8600, privacy@adven.com

3.   Mis on isikuandmete töötlemise õiguslikud alused ja eesmärgid?

Isikuandmete töötlemise aluseks on:

✓    Vastutava töötleja või kandideerija juriidiliste kohustuste täitmine ja õiguste teostamine tööõiguse valdkonnas;

✓    kandideerija selgesõnaline nõusolek oma isikuandmete töötlemiseks.

Isikuandmete töötlemise eesmärgiks on näiteks värbamisprotsessiga seotud tegevuste toetamine, värbamisprotessi juhtimine ja tööle kandideerijaga ühenduse võtmine seoses värbamisdokumentide ja valikuprotsessiga.

4.   Milliseid isikuandmeid töötleme?

Seoses Tööle kandideerijate registriga töötleme järgmiseid tööle kandideerijate isikuandmeid:

✓    kandideerija põhiandmed, näiteks nimi*, sünnikuupäev, isikukood ja/või muu identifikaator, sugu, emakeel;

✓    kandideerija kontaktandmed, näiteks isiklik e-posti aadress*, isiklik telefoninumber, kodune aadress;

✓     eave vakantse töökoha osas, näiteks teave kõnealuse ametikoha osas sh. teave töösuhte olemuse ja liigi kohta ja taotlusprotsessi jaoks määratud kontaktisikute andmed, töötasu suuruse ettepanek/soov, teave selle kohta, millal saab tööle kandideerija tööle asuda;

✓    muu teave, mida kandideerija on esitanud enda, oma tausta jne kohta seoses kandideerimisavalduse esitamisega, näiteks foto, haridus ja muu haridusalane teave, omandatud kraadid, elukutse, töökogemus (näiteks tööandjad, varasemate töösuhete alguskuupäevad ja kestused, varasemad tööülesanded), keeleoskus, muud erioskused, isikuomaduse kirjeldus, erinevad tunnistused ja hinnangud, internetis leitavate profiilide ja portfooliote lingid, soovitajad;

✓    teave kandideerija värbamisprotsessi kohta, näiteks teave eesseisvate täiendavate tööintervjuude või värbamisprotessi katkestamise kohta;

✓    muu teave, mida kandideerija on ise vabatahtlikult esitanud seoses värbamisprotessiga või muul viisil selgesõnaliselt avaldanud professionaalsetel eesmärkidel (nt LinkedIn`s).

Tärniga    tähistatud   teabe    esitamine    on     kohustuslik,    et    saaksime    Teie kandideerimisavaldust värbamisprotsessi käigus arvesse võtta.

5.   Kus kohast me saame andmeid?

Saame andmeid peamiselt asjaomaselt kandideerijalt endalt. Kasutame muid andmete allikaid kohaldatavate seaduste ja määruste piires. Samuti kasutame vajadusel värbamiskonsultante.

Tööle kandideerimise avalduse esitamisega annab kandideerija nõusoleku andmete kogumiseks oma ametialastelt profiilidelt niivõrd, kuivõrd selline kogumine on vajalik arvestades vakantse ametikoha olemust.

6.   Kellele isikuandmeid avaldame ja kas edastame isikuandmeid väljaspoole Euroopa Liitu (EL) või Euroopa Majanduspiirkonda (EMP)?

Kooskõlas kehtivate õigusaktidega avaldame isikuandmeid kolmandatele osapooltele, kellel on seaduse alusel õigus käesolevast registrist teavet saada. Samuti võime kooskõlas õigusaktidega avaldada informatsiooni muul otstarbel, sealhulgas avaldada informatsiooni teistele meie kontserniettevõtetele.

Kaasame volitatud töötlejaid, kes töötlevad isikuandmeid meie nimel ja meie eest. Kasutame volitatud töötlejaid töötajate isikuandmete töötlemisel järgmiste teenuste jaoks:

  •  Personaliteenused ja -süsteemid
  •  Juriidilised teenused
  •  IT-süsteemid

Teie isikuandmete kaitsmiseks oleme sõlminud isikuandmete töötlemise lepingud meie volitatud töötlejatega. Meil ei ole võimalik nimetada kõiki meie poolt volitatud töötlejaid, kuna hetkel on pooleli personaliprojektide ja -juhtimise edasiarendamine, mistõttu oleme loetlenud üksnes volitatud töötlejate liigid.

Me ei avalda (v.a eespool nimetatutele) registrisse kantud isikuandmeid kolmandatele isikutele, ilma kandideerija selgesõnalise nõusolekuta.

Me ei avalda klientidega seotud isikuandmeid väljaspoole EL-i/EMP-i.

7.   Kuidas me isikuandmeid kaitseme ja kui kaua neid säilitame?

Juurdepääs isikuandmeid sisaldavatele süsteemidele on lubatud ainult nendele meie töötajatele, kes oma tööülesannetest tulenevalt peavad töötlema töötajate andmeid. Igal kasutajal on süsteemi sisenemiseks personaalne kasutajanimi ja salasõna. Andmeid kogutakse andmebaasidesse, mis on kaitstud tulemüüride, paroolide ja muude tehniliste meetmete abil. Andmebaase ja nendest tehtud varukoopiaid hoitakse lukustatud ruumides ja neile on ligipääs ainult selleks eelnevalt volitatud isikutel. Samuti säilitame lukustatud ruumides paberkoopiaid isikuandmetest ja nendele andmetele on juurdepääs lubatud ainult nendele isikutele, kellel on vastav õigus tulenevalt nende tööülesannetest.

Säilitame isikuandmeid nii kaua kui see on töötlemise eesmärgist tulenevalt vajalik. Vaikimisi saab isikuandmeid kasutada vabade töökohtade täitmiseks kuue (6) kuu jooksul pärast nende kogumist. Andmed hävitatakse kolme (3) aasta jooksul alates nende kogumisest. Juhul kui tööle kandideerija saab ettevõtte töötajaks, säilitatakse tema kandideerimisdokumendid töötaja registri osana vastavalt selle andmekaitsetingimustele.

Vaatame regulaarselt üle andmete säilitamise vajadust, võttes seejuures arvesse kohaldatavat õigust. Lisaks, võtame tarvitusele kõiki mõistlikke meetmeid, et registris ei säilitataks isikuandmete töötlemise eesmärkidega vastuolus olevaid, vananenud või ebatäpseid isikuandmeid. Parandame või kustutame sellised andmed viivitamatult.

8.   Millised õigused on Teil kui tööle kandideerijal?

Tööle kandideerijana on Teil õigus taotleda juurdepääsu registrisse kogutud Teid puudutavatele isikuandmetele ning Teil on õigus nõuda isikuandmete parandamist või kustutamist. Teil on samuti õigus võtta tagasi oma isikuandmete töötlemiseks antud nõusolekut. Kõik käesoleva jaotisega seotud taotlused ja nõuded tuleb esitada kirjalikult punktis kaks (2) nimetatud aadressil.

Kandideerijana on Teil õigus, vastavalt EL-i isikuandmete kaitse üldmäärusele esitada vastuväiteid isikuandmete töötlemisele või piirata isikuandmete töötlemist, ühtlasi on Teil õigus esitada kaebus andmekaitse järelevalveasutusele. Eesti andmekaitse järelevalveasutus on: Andmekaitse Inspektsioon, e-post: info@aki.ee, tel: 627 4235.